Colombia





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Bienvenido a Agfa Gevaert Colombia, nuestro principal objetivo es ser el proveedor con la solución integral para los diferentes sectores en los que estamos presentes, ofreciendo a nuestros clientes un servicio que sobrepase sus expectativas.

En nuestro país la marca Agfa ha estado presente desde hace más de veinte años, tiempo durante el cual sus productos han sido comercializados a través de representantes.

Para el año 1999 Agfa Gevaert N.V, decide iniciar negociaciones con Hoechst AG para comprar la representación de la marca en Colombia, quien poseía en ese entonces gran parte del mercado colombiano. Es así como en diciembre de 2000 se dio inicio a Agfa Gevaert Colombia que tomo bajo su control y coordinación la comercialización de los productos para las divisiones gráficas, de imágenes diagnosticas y ensayos no destructivos, consolidando en Agfa todos sus grupos de negocios en nuestro país.

Agfa Gevaert Colombia cuenta con una oficina principal y centro de distribución de productos en la ciudad de Bogotá, desde donde soporta a nivel comercial y técnico todos los clientes del país.

Sistemas gráficos

Equipos e insumos para el proceso de producción gráfica, que van desde la pre-prensa hasta la impresión, convirtiéndonos de esta forma en proveedores integrales para el sector. Los principales productos de nuestro portafolio gráfico son:

  • Flujo de producción digital para imprentas comerciales y periódicos
  • Filmadoras de películas en diferentes formatos y velocidades
  • Filmadoras de planchas con tecnología térmica y láser violeta
  • Sistemas de pruebas de color análoga y digital
  • Películas y papeles fotosensibles para diferentes aplicaciones
  • Planchas de metal y poliéster para impresión offset
  • Planchas digitales para impresión offset aplicación en sistemas CTP
  • Químicos para el procesamiento de planchas y películas

AGFA GEVAERT COLOMBIA LTDA. POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES

AGFA GEVAERT COLOMBIA LIMITADA,  en adelante AGFA GEVAERT, sociedad de nacionalidad Colombiana,  domiciliada en la  Carrera 68D No. 25B-86 Of. 906 de Bogotá D.C., e identificada fiscalmente con N.I.T. 830.041.824-9,  de conformidad  con lo dispuesto en la  Constitución Política  de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas  complementarias, las cuales tienen por objeto  dictar las disposiciones generales  para la protección  de datos personales, así como reglamentar   los mecanismos mediante los cuales las personas  pueden  exigir  su derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en base de datos o archivos, así como  a la información; en virtud de lo cual AGFA GEVAERT en su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal  de sus clientes, proveedores, accionistas, empleados y administradores, o de otras personas naturales con las que se relaciona comercialmente,  se permite  poner a disposición de todos  los anteriores  la presente “Política de Tratamiento de Datos Personales”,  cuyo objeto es el siguiente:

OBJETIVO

La presente política tiene como objetivo general  dar un efectivo cumplimiento a las normas de protección  de datos personales (Habeas Data),  garantizando a los  clientes, proveedores, accionistas, empleados y administradores y  otras personas naturales con las que   AGFA GEVAERT se relaciona comercialmente, la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento   de la información de carácter personal que AGFA GEVAERT  en desarrollo de su objeto social recoja y maneje en sus bases de datos para darle distintos tratamientos, brindándole a los titulares de la información  la posibilidad de hacer consultas y reclamos a cerca del tratamiento de su información de carácter personal, así como de ejercer el derecho  de  su poder de decisión  y control sobre su información personal.

Esta política  describe y explica el tratamiento de la información  de carácter personal a la que AGFA GEVAERT  tiene acceso  a través de su sitio web, correo electrónico, información contenida en documentos físicos, mensajes de texto, mensajes de voz, llamadas telefónicas, medios físicos o electrónicos, recogidos inclusive con anterioridad a la entrada en vigencia de la citadas normas, así como actuales o que en el futuro  se  recopilen en las bases de datos de AGFA GEVAERT.

DEFINICIONES

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son  el fundamento  para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

  1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del tratamiento de la información, dirigida al titular de la misma el cual contendrá  como mínimo la información  relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información personal para que la empresa  lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
  3. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales  objeto del Tratamiento.
  4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
  5. Dato público: Es el dato calificado como tal según mandato de  la Ley  y/o de la Constitución Política. Son Públicos entre otros los datos contenidos en documentos públicos, los  relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.
  6. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza intima reservada solo es relevante para el titular.
  7. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio  de actividad comercial.
  8. Dato sensible: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano.
  9. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  10. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  11. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte de
  12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AGFA GEVAERT   realizará el  tratamiento de datos personales  respetando las normas generales y especiales sobre la materia y solo para el desarrollo de actividades permitidas por la ley.
La interpretación y aplicación de la presente política, se hará de manera armónica e integral con los siguientes principios:

  1. Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización  previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.  
    Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.   
    No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales, ratificándose lo contenido en el artículo 4 del Decreto 1377 de 2013.
  2. Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos. 
  3. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.   
    Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si con el tiempo, el uso o tratamiento de los datos personales se modifica, será necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.
  4. Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por la información recolectada en las bases de datos o archivos. 
  5. Principio de veracidad o calidad: Conforme con el artículo  22 del Decreto 1377 de 2013, la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y para ser actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente o el titular lo  solicite. 
  6. Principio de seguridad: AGFA GEVAERT como responsable del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. Principio de transparencia: En el tratamiento de la información debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 
  8. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente política, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley. Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de AGFA GEVAERT será de medio y no de resultado. 
  9. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
  10. Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento  por parte de AGFA GEVAERT será protegida mediante medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de AGFA GEVAERT con las siguientes finalidades:

  1. Para el envío de información a sus empleados y familiares;
  2. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s) por parte de Servicio al Cliente, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por AGFA GEVAERT, entre otros.
  3. Para la interacción con sus Distribuidores, para la verificación del cumplimiento de los estándares de distribución y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por AGFA GEVAERT, entre otros.
  4. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por AGFA GEVAERT, entre otros.
  5. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
  6. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos a nivel nacional e internacional.
  7. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
  8. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
  9. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, empleados y familiares de éstos, accionistas, usuarios, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

AGFA GEVAERT reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:

  1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en cualquier momento frente a AGFA GEVAERT  respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, y aquellos que induzcan a error.
  2. Solicitar en cualquier momento  prueba de la existencia de la autorización otorgada a AGFA GEVAERT, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
  3. Recibir información por parte de AGFA GEVAERT, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho de HABEAS DATA frente a AGFA GEVAERT.
  5. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
  6. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte de AGFA GEVAERT.

Parágrafo: Para efectos del ejercicio de sus derechos antes descritos, el titular  de los datos  o  quien legalmente lo represente deberá demostrar su identidad  y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

DEBERES DE AGFA GEVAERT RESPECTO A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

AGFA GEVAERT tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos.
Así mismo, AGFA GEVAERT  hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales, para lo cual cumplirá con las siguientes obligaciones:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
  6. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
  7. Procurar que los principios  para el tratamiento de los datos personales  establecidos en la presente política  se cumplan a cabalidad.
  8. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  9. Actualizar, rectificar  los datos personales cuando ello sea procedente, o suprimirlos  cuando sea procedente a solicitud del titular.
  10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Previamente o al momento de recopilar y/o almacenar la información de carácter personal AGFA GEVAERT   requiere de manera libre, previa ,expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.
La autorización es una declaración que informa al titular de los datos, la siguiente información:

  1. Quien es el responsable o encargado de recopilar la información
  2. Datos recopilados
  3. Finalidades del tratamiento
  4. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos
  5. Información sobre recolección de datos sensibles

Casos en que no se requiere autorización.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013:

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 AGFA GEVAERT procederá a enviar un aviso por correo electrónico dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de AGFA GEVAERT, informando al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio, además de tenerla disponible para consulta a través de un link el cual será informado en todos los correos electrónicos de los empleados con correo institucional. Conforme se indica en este Decreto, si en el término de treinta (30) días hábiles a partir de la implementación del anterior mecanismo, los titulares no contactaron al responsable  para solicitar la supresión de sus datos personales, el responsable  podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades previstas e indicadas en la política de tratamiento de la información.

PROTECCION DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, AGFA GEVAERT asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice AGFA GEVAERT deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCION DE CONSULTAS Y SOLICITUDES DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a  AGFA GEVAERT  respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a  las siguientes direcciones electrónicas dependiendo el área a la cual  se le asignó el tratamiento de los datos personales así: Información personal relacionada con:

  1. Recursos Humanos y  nómina:
    Responsable Andrea Garzón
    Correo electrónico: andrea.garzón@agfa.com
  2. Proveedores*
    Responsable Juliana Gómez Ramírez
  3. Clientes Mercadeo*
    Responsable Adriana Guerra Ramírez
  4. Clientes Servicio PostVenta*
    Responsable Lida Cuadrado Aldana
  5. Clientes Cartera*
    Responsable María Cristina Prieto Calderón
    *Canal comunicación Clientes y Proveedores: Correo electrónico servicioalclientegs.co@agfa.com

Los titulares de los datos personales también podrán hacer sus solicitudes o reclamos mediante escrito dirigido   AGFA GEVAERT COLOMBIA LTDA.  a la Carrera 68D No. 25B-86 Of. 906 de Bogotá,  adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.

Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)

Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, AGFA GEVAERT ha puesto a disposición de los interesados canales electrónicos adecuados a esta finalidad.

Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de AGFA GEVAERT podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE CONSULTAS, RECLAMOS O SOLICITUDES:

Toda solicitud, petición, queja o reclamo  que sea presentada a AGFA GEVAERT por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado  a la Política Manejo de Información y Datos Personales. La solicitud será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:

A. CONSULTAS
Requisitos para consulta.

  1. Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
  2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico a las  direcciones indicadas por AGFA GEVAERT en la presente política, adjuntando la información anteriormente relacionada.
  3. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la dirección de domicilio de AGFA GEVAERT indicada en esta política, adjuntando la información anteriormente relacionada.
  4. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; AGFA GEVAERT atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO
TITULAR

  • Comunicación escrita
  • Fotocopia del documento de identificación
  • Solicitud expresa de acceso a datos personales.

TERCERO / REPRESENTANTE/ APODERADO
  • Comunicación escrita
  • Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso
  • Solicitud expresa de Acceso a Datos Personales.
  • Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada

Términos para la atención de consultas.

Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

B. RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.

El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:

 

  1. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. En el caso de que, quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por AGFA GEVAERT. Al respecto, AGFA GEVAERT  tendrá en cuenta lo siguiente:

  1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
  2. AGFA GEVAERT, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que AGFA GEVAERT  considere pertinentes.
  3. AGFA GEVAERT, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados, quienes  podrán solicitarlos al correo electrónico servicioalcliente.co@agfa.com  
  4. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite que la misma actúa en representación legitima, se tomara como no presentada. El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a AGFA GEVAERT, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
    a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
    b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
    c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados

Requisitos para la atención de Reclamos, Rectificaciones, Actualización o Supresión de datos.

  1. El reclamo se formulara mediante solicitud física o electrónica dirigida a AGFA GEVAERT y la comunicación debe contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
  2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular solicitud por medio del correo electrónico enviado a las  direcciones indicadas por AGFA GEVAERT en la presente política, adjuntando la información anteriormente relacionada.
  3. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la solicitud en la dirección de domicilio de AGFA GEVAERT indicada en esta política, adjuntando la información anteriormente relacionada.
  4. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; AGFA GEVAERT atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO
TITULAR

 

  • Comunicación escrita
  • Fotocopia del documento de identificación
  • Solicitud expresa de Acceso a Datos Personales.

 

TERCERO / REPRESENTANTE/ APODERADO
  • Comunicación escrita
  • Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso
  • Solicitud expresa de Acceso a Datos Personales.
  • Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada

Términos para la atención de Reclamos.

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

C. REVOCAR AUTORIZACIÓN.

Todo titular de datos personales podrá revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, AGFA GEVAERT  deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que AGFA GEVAERT deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, cursos entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Requisitos para la atención de revocatoria de autorizaciones.

  1. Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
  2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la solicitud por medio del correo electrónico a las direcciones indicadas por AGFA GEVAERT en la presente política, adjuntando la información anteriormente relacionada.
  3. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la solicitud en la dirección de domicilio de AGFA GEVAERT indicada en esta política, adjuntando la información anteriormente relacionada.
  4. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; AGFA GEVAERT atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO
TITULAR

  • Comunicación escrita
  • Fotocopia del documento de identificación
  • Solicitud expresa de Acceso a Datos Personales.

TERCERO / REPRESENTANTE/ APODERADO
  • Comunicación escrita
  • Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso
  • Solicitud expresa de Acceso a Datos Personales.
  • Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada

Términos para la atención de Revocatorias.

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

POLITICAS DE SEGURIDAD

INFORMÁTICA

AGFA GEVAERT  es consciente   de la importancia  que tiene el adoptar medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento, por lo que internamente la compañía ha implementado medidas  de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

  1. Políticas en la Infraestructura tecnológica  con un sistema  alineado  con la norma ISO 27001
  2. Políticas en la Infraestructura tecnológica y políticas de control de acceso a la información, protegidas  por copias de seguridad regulares.
  3. La integridad de la información  está protegida  contra daños accidentales por los procesos de backup full o copias de seguridad.
  4. El Backup se ejecutan sobre cintas o tapes  de la siguiente forma:
    - Un Backup diario –semanal de lunes a jueves
    - se ejecuta backup incremental,
    - El día viernes se ejecuta backup full.
    - Un Backup Mensual, se ejecuta el último día cada mes, se ejecuta backup full.
    Las cintas con el backup mensual son llevadas el primer lunes de cada mes a la empresa Thomas-MTI para su custodia.
  5. Seguridad de Acceso y Alojamiento de la información con el siguiente alcance:
    - La información se encuentra en un servidor con destinación exclusiva de datos.
    - El acceso a los servidores es restringido por encontrarse en un área exclusiva de la empresa, en donde el acceso de personas es controlado.
    - El acceso a la información se hace a través de la red, protegida con un alto nivel de seguridad en autenticación y autorización. Accesando a las carpetas definidas y con los permisos establecidos para los usuarios.
    - Los usuarios que ingresan a las bases de datos están validados dentro del dominio interno (Acceso seguro con usuario y clave y tiempo de expiración de la misma)
  6. Políticas de implementación tecnológica que minimizan el riesgo de las plataformas críticas ante desastres. 
  7. Políticas de implementación tecnológica que protegen los computadores y servidores de virus.
  8. Política escrita sobre seguridad de la información y uso de las herramientas de información.
  9. Acuerdo de confidencialidad entre los empleados y la empresa, para el manejo de información de datos personales de clientes y proveedores.

FISICA

Las políticas internas de seguridad  física bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

  1. La seguridad física y conservación  de los expedientes que contienen  la documentación  sensible, privada y que soporta la trayectoria en la compañía de cada uno de los de AGFA GEVAERT COLOMBIA cuenta con archivadores  instalados con puertas y cerraduras administrados con  la asignación de llaves de acceso, en oficinas donde se resguarda esta información clasificada y donde, solo el personal designado y autorizado por el área de Recursos Humanos podrá acceder a las mismas para consulta, reproducción, digitalización u otro medio necesario.
  2. Dentro del proceso de creación de clientes, se realiza custodia de documentación física almacenada en un archivador de llave, teniendo como referencia el código del cliente, para su organización y administración. Transcurridos dos años desde la creación, modificación o inactivación del cliente, se envía a la firma THOMAS MTI  (Manejo Técnico de la Información.), para su custodia y archivo.

Entrada En Vigencia

La presente política de Tratamiento de Datos personales empieza a regir a partir del día primero (01) de Enero de 2016

FIN DE LA POLITICA

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